مع التطور ، قد تقتضى الحاجة اجراء بعض التغييرات فى اللوائح أوالتعليمات ، لتواكب وتناسب التطور الحادث .
ولكى لايتحير العاملون بين تعليمات قديمة وتعليمات حديثة معدلة ، لابد من نسخ التعليمات القديمة ، واصدار الحديثة ، وابدالها بالقديمة .
والنسخ : رفع شىء واثبات غيره مكانه ، أو تحويل شىء الى شىء
وهو أيضا : أمر كان يعمل به من قبل ؛ ثم نسخ بحادث غيره ” بأمر حادث غيره “.
وهو : أن تحول ما فى الخلية من العسل والنحل فى أخرى .
والتطور المتوقع ، اما أن يكون فى الظروف والأحوال ؛ فعندئذ يلزم أن تكون التعليمات الأحدث خيرا من تلك الأقدم .
واما أن يكون التطور الحادث فى نسيان العاملين للتعليمات ، فعندئذ يلزم اعادة اصدار تعليمات مماثلة للسابقة ، ويكون الاصدار الجديد لتنبيه الناس وتذكيرهم .
وفى كل الأحوال ، لابد من حدوث ابدال ؛ أى الغاء القديم ، واقرار الحديث بدلا منه.
والله ـ جل شأنه ـ أنزل رسالاته فى أزمنة مختلفة على مدى تطور البشرية ، حتى اذا ما تهيأت الدنيا لتصبح قرية واحدة ، تستقر فيها العلاقات الأساسية ، ونضجت العقول والمفاهيم ، ارسل رسالته الخاتمة ، للناس كافة ، مع رسوله الخاتم ؛ رحمة للعالمين ، ونسخ بها كافة الرسالات السابقة ، فأبدلت بعضا منها بخير منها ، وحوت ما صلح منها للمستقبل بأن أتت بمثلها.
( ما ننسخ من آية أو ننسها نأت بخير منها أو مثلها ).
ويمكن الاستفادة من ذلك فى مجالات العمل ؛ بالنسبة لقوائم الأسعار ، وأنظمة الجودة ، وتعليمات التشغيل ، وبرامج الحاسب الآلى ، وهكذا .
ولا ينطبق على المبادىء الأساسية والثوابت .
فلا تترك فى أيدى العاملين التعليمة القديمة مع التعليمة الأحدث منها ، بل قم فى نفس الوقت بسحب القديم كاملا ، وتسليم الأحدث كاملا .
وهذا يقتضى منك متابعة مسار الوثائق والمستندات ، ليسهل التعامل معها .
تنظيم تداول المعلومات
تداول المعلومات فى المؤسسة ، يمثل أهمية قصوى ، تساوى الاستقرار ، أوالاهتزاز والبلبلة .
فالأفراد كثيرون ، ومصادر معلوماتهم متعددة .
والمعلومات يختلط صادقها وكاذبها ، صحيحها وخطؤها ، أمينها ومغرضها . ولو تركت لتتسرب فى صفوف العاملين دون فرز وتنقيح ، فانها ستؤدى الى عدم الاستقرار ؛ خاصة تلك التى تتعلق بالأمن أو بالخوف :
فالتى تتعلق بالأمن ، قد تؤدى الى مبالغة الأفراد فى التراخى والتسيب وترك الحذر والجد .
والتى تتعلق بالخوف ، قد تؤدى الى القلق ، والاضطراب ، وربما تصل الى التفكير فى البحث عن وظيفة فى مؤسسات أخرى ، تأمينا للمستقبل .
والمسئولون المؤمنون المخلصون ، فى الأدارة العليا ، هم الجهة الوحيدة التى ينبغى أن تتلقى المعلومات المتعلقة بالأمن أو الخوف ، فتتولى فرزها لبيان مصدرها ومدى صحتها ودقتها :
فان تبين أنها اشاعات كاذبة ، أخفتها عن الأفراد ، أو نفتها ـ ان كانت قد تسربت بالفعل ـ وأزالت آثارها السلبية .
وان تبين للأدارة العليا أن هذه المعلومات صادقة ودقيقة ، فانها تبحث فى أمر اذاعتها : هل تذاع على الجميع ؟ أم على البعض فقط ؟ أم لاتذاع على الاطلاق ؟
ثم تبحث توقيت اذاعتها ، وتفكر فى الآثار المترتبة على كل احتمال .
وخلاف هذا الاسلوب يؤدى الى ترك الفرصة للشيطان ليقود هو ضعف الأفراد ، ويؤثر بكل سوء النوايا على مجريات الأمور دون ضابط أو رابط ، لايسلم منه الا من تفضل عليه الله بالانقاذ ، رغم خطئه فى التصرف .
يقول الله تعالى :
( واذا جاءهم أمر من الأمن أو الخوف أذاعوا به ، ولو ردوه الى الرسول والى أولى الأمر منهم لعلمه الذين يستنبطونه منهم ، ولولا فضل الله عليكم ورحمته لاتبعتم الشيطان الا قليلا).
وقد يتمثل فضل الله ورحمته فى توضيح الكيفية المثلى لتداول المعلومات المتعلقة بالأمن أو الخوف ، وفى اهتداء أولى الأمر والأفراد بهذا الهدى الذى يجنب المؤسسة مكايد الشيطان لزعزعة الاستقرار .
وعلى الادارة أن تبين للأفراد واجبهم تجاه مايتلقون من معلومات بأن ينقلوها فور تلقيها الى الادارة العليا وألا يذيعوا بها أو يشيعوها بين زملائهم .
وعلى الادارة أيضا أن تبين أن هذا واجب تقتضيه العقيدة ، وهو طاعة لأمر الله ، وأن مخالفته مما يؤثر على أمانة الشخص ، اضافة الى أنه يؤثر على استقرار المؤسسة ، واستقرار أفرادها ، وبالتالى يؤثر على استقرار التعاملات ، والمستقبل .
وعلى الادارة اصدار التعليمات المنظمة لهذا الموضوع واذاعتها على كل الأفراد .
وهذا نموذج لتحويل مفهوم الآية الى تعليمات محددة :
تعليمات تنظيم تداول المعلومات المتعلقة بالأمن أو الخوف:
عند تلقى أية معلومات تبدو مؤثرة على أمن المؤسسة سلبا أو ايجابا ، يتم ابلاغها فورا الى الادارة العليا مع اخفائها وعدم اشاعتها بين الأفراد .
تقوم الادارة العليا بتكليف من تراه مناسبا ، بدراسة المعلومات الواردة وتقديم تقرير يبين :
1) مصدر المعلومات 2) مدى صحة المعلومات
3) مدى دقة المعلومات 4) مدى تسرب المعلومات
تعقد الادارة العليا اجتماعا مغلقا لتقييم التقرير المذكور واتخاذ أحد القرارات التالية :
الاشاعات الكاذبة التى لم تتسرب للعامة : اظهار كذب الاشاعة لدى من تسربت لديهم ، والتنبيه عليهم بعدم اذاعتها ، مع تحميلهم مسئولية تسربها ، ونفيها ان تسربت .
الاشاعات الكاذبة التى تسربت للعامة : تصدر الادارة بيانا ينفى صحة الاشاعات ويبين كذبها ، وغرضها ـ ان وجد ـ ويحدد مصدرها .
الاشاعات الصادقة : تقوم الادارة بتقييم الأتى :
مدى تأثيرها على العامة
الجهات والأفراد الذين تبلغ لهم
توقيت الابلاغ
تصدر الادارة بيانا يؤكد صحة الاشاعة الصادقة ، ويدققها مع كشف بأسماء الجهات والأفراد الواجب ابلاغهم بها مع توقيت الابلاغ .
ان التعليمات المذكورة واجبة الاتباع من الجميع ، وأى مخالفة لها يفتح الباب للفوضى والاضطراب ، ويعتبر مخالفة لأوامر الله ، واتباعا للشيطان ، ويعرض مرتكبها للتهم بسوء النية والعمل غير المسئول .
يستعمل النموذج المرفق
نموذج بيان أمن
ملخص الاشاعة :
مصدر ابلاغها :
تاريخ ورودها :
المكلف بالتابعة :
تاريخ التكليف : / /
التاريخ المطلوب لتقديم التقرير : / / التاريخ الفعلى للتقرير : / /
صحة الاشاعة : صحيحة كاذبة صحيحة بتجاوز( يذكر)
نسبة الانتشار : %
المصدر الأول للاشاعة :
أماكن الانتشار :
مدى التأثير :
الصياغة الدقيقة للخبر :
تقييم الادارة :